Énoncé sur la protection des renseignements personnels

Les renseignements personnels que nous recueillons

Nous recueillerons uniquement les renseignements personnels dont nous avons besoin. Si vous choisissez de ne pas fournir les renseignements nécessaires, cela peut avoir une incidence sur votre service ou votre produit.

Nous recueillons des renseignements personnels lorsque vous communiquez avec nous par l’intermédiaire de l’un de nos canaux hors ligne (p. ex., formulaires de demande, téléphone et courriel) ou lorsque vous utilisez l’un de nos sites Web ou de nos services en ligne.

En plus de gérer nos produits financiers et de placement, nous recueillons également des renseignements personnels en lien avec d’autres activités; par exemple, si vous :

• travaillez avec nous en tant que fournisseur ou fournisseur de services;
• faites partie de notre processus d’appel d’offres (AO) pour soumissionner à de nouveaux projets d’affaires;
• visitez un bureau ou vous inscrivez à un événement d’Aviva Investors;
• nous êtes présenté par des tiers à des fins de marketing légitimes;
• participez à un concours d’Aviva Investors.

Nous vous demanderons de fournir des renseignements personnels ou le demanderons aux personnes autorisées à agir en votre nom.

Renseignements déduits vous concernant

• Données sur la vulnérabilité : elles comprennent des renseignements sur la santé, les événements de la vie, la résilience et les capacités, qui nous aident à déterminer si vous pourriez avoir besoin d’aide supplémentaire afin que nous puissions apporter des modifications pour mieux répondre à vos besoins.

• Données relatives aux crimes financiers et aux sanctions : elles comprennent les renseignements obtenus à la suite de nos enquêtes; p. ex., la vérification de sources accessibles au public comme les journaux, les médias sociaux, les bases de données sur les crimes financiers et les listes de sanctions.

Renseignements personnels sur d’autres personnes

Bien que la plupart des renseignements personnels que nous recueillons concernent la ou les personnes qui utilisent un produit, nous devons parfois obtenir des renseignements sur d’autres personnes.  Voici quelques exemples courants :

• Nous avons parfois besoin de renseignements personnels sur les personnes autorisées à agir au nom d’un client.  Il peut s’agir d’un avocat ou (dans le cas d’une société investisseuse) toute autre personne qui travaille pour lui ou est autrement autorisée à le représenter;
• Lorsque nous investissons dans des propriétés, nous recueillerons des renseignements sur le propriétaire de la propriété que nous prévoyons acquérir, en particulier dans le but de remplir nos obligations en matière de lutte contre le blanchiment d’argent; nous recueillerons également des renseignements sur la ou les personnes à qui la propriété est louée ou qui résident dans la propriété (ou, lorsque le locataire est une organisation, sur les principaux membres de cette organisation, comme ses administrateurs ou ses associés);
• Lorsque nous offrons des produits financiers à un emprunteur, nous devons parfois recueillir des renseignements personnels le concernant. Lorsque les produits financiers sont mis à la disposition d’une organisation, nous devons parfois recueillir des renseignements personnels sur : les membres clés de cette organisation, comme ses administrateurs, actionnaires, associés, propriétaires réels ou contrôleurs ultimes, ainsi que des renseignements sur les garants, au besoin;
• Lorsque nous entretenons des relations avec les fournisseurs, nous devons parfois recueillir des renseignements personnels sur les administrateurs, actionnaires, associés, propriétaires réels ou contrôleurs ultimes, ainsi que des renseignements sur les garants, au besoin.

Si vous fournissez des renseignements sur une autre personne, nous nous attendons à ce que cette dernière en soit informée et qu’elle accepte que vous les fournissiez à Aviva Investors.

Nous traiterons ses renseignements personnels conformément au présent Énoncé sur la protection des renseignements personnels. Aussi, encouragez-la à le lire si elle souhaite en savoir davantage.

Renseignements personnels recueillis par des intermédiaires et des tiers

De nombreux clients investissent dans un produit d’Aviva Investors par l’intermédiaire d’un conseiller financier ou de l’un de nos partenaires commerciaux, lequel peut donc nous fournir des renseignements personnels sur ces clients. Nous pouvons également recevoir des renseignements personnels de la part d’autres tiers, y compris des avocats, des fiduciaires et des membres de la famille. Il est de leur responsabilité de s’assurer d’expliquer à la personne concernée que ses renseignements sont communiqués et d’obtenir son autorisation, si nécessaire.  Selon le produit, nous pouvons également communiquer vos renseignements personnels au conseiller financier qui vous a aidé à investir dans un produit d’Aviva Investors ou qui est lié d’une autre façon à votre investissement.

Nous recueillons des renseignements pour nous assurer de l’exactitude des coordonnées; par exemple, si vous avez déménagé, changé de numéro de téléphone ou d’adresse courriel et que nous n’avons pas encore été avisés. Ces données peuvent également nous aider à bien comprendre le portefeuille de produits que vous offre le groupe d’entreprises Aviva et à vous renseigner à ce sujet.

Autres organisations avec lesquelles nous travaillons

Nous communiquons parfois des renseignements personnels à des tiers de confiance qui collaborent avec nous pour faciliter la distribution de nos produits et services, ou pour remplir nos obligations légales et réglementaires, notamment :

• les partenaires d’affaires et les agents de transfert qui nous aident à concevoir et à administrer nos produits;
• les avocats et les cabinets de services professionnels qui effectuent des vérifications diligentes lorsque nous concevons nos produits et qui nous fournissent du soutien juridique relativement à nos produits ou à tout litige;
• les fournisseurs de services externes et internes qui nous aident à exploiter nos systèmes informatiques, à gérer nos propriétés immobilières, à exercer nos activités de marketing et exécuter d’autres processus opérationnels;
• les agences d’évaluation du crédit et de lutte contre le blanchiment d’argent qui effectuent des vérifications d’identité et qui détectent et préviennent les crimes financiers.
• les organismes de réglementation qui réglementent nos activités.
• les sociétés de placements, les systèmes de règlement et les banques, les maisons de compensation, les agences et les dépôts de valeurs mobilières;
• les fournisseurs de services bancaires, les prestataires de services et de systèmes de traitement des paiements, les fournisseurs de services de messagerie et de correspondance des services de l’industrie, les courtiers, les négociateurs;
• les fournisseurs de données et d’information concernant les prix des parts, des valeurs mobilières et des placements, les taux de change, les taux d’intérêt, les opérations stratégiques sur le capital, les données sur le revenu et l’impôt, et la cote de crédit.

Utilisation des renseignements personnels pour améliorer nos produits et nos services

Nous recueillons des renseignements à l’aide de témoins et d’autres technologies similaires (p. ex., des pixels de suivi ou des liens) lorsque vous visitez notre site Web. Ces outils sont utilisés par Aviva Investors et nos fournisseurs de services tiers pour améliorer nos produits et nos services ainsi que la fonctionnalité et la performance de notre site Web, et pour optimiser l’efficacité des publicités. Par exemple, nous utilisons certains de ces outils pour vous faire gagner du temps en n’ayant pas à saisir vos renseignements chaque fois que vous visitez notre site Web. Nous sommes donc en mesure de vous offrir nos services dans la langue que vous préférez.

Nous pouvons également recueillir des renseignements sur votre utilisation d’autres sites Web. Cela nous permet de vous offrir des publicités que nous estimons plus pertinentes et d’améliorer nos propres produits et services, y compris la fonctionnalité et la performance de notre site Web.

Pour en savoir plus sur ces technologies et les paramètres du navigateur qui vous permettent de gérer votre confidentialité, consultez notre Avis relatif aux témoins.

Lorsque vous investissez directement dans notre produit en tant que personne 

Nous recueillerons vos coordonnées ainsi que des renseignements sur votre identité et sur vos paiements.  Ces derniers nous permettent de concevoir et d’administrer votre placement ainsi que votre compte chez Aviva Investors.  Ils nous permettent également de vérifier votre identité et de prévenir les crimes financiers.

Nous recueillerons ces renseignements lorsque vous remplissez et soumettez notre formulaire de demande, qui peut être téléchargé sur notre site Web ou envoyé par la poste sur demande.  

Selon le type de placement que vous recherchez, nous pouvons avoir besoin de renseignements supplémentaires, comme la source du patrimoine ou des fonds de l’investissement, afin de nous conformer aux vérifications réglementaires en matière de lutte contre le blanchiment d’argent.

La gestion de votre produit d’investissement nécessite de vous offrir un service à la clientèle continu, de vous aider lorsque vous voulez faire d’autres investissements ou modifier des investissements actuels, et de répondre à toutes vos questions sur ces derniers.

Veuillez noter que nous ne recueillons pas, n’utilisons pas et ne partageons pas les renseignements des clients des fournisseurs de plateformes de placement.  Les fournisseurs de plateforme sont responsables de la gestion de tout renseignement personnel que vous fournissez sur leur plateforme.  Si vous êtes le client d’un fournisseur de plateforme, veuillez consulter son Énoncé sur la protection des renseignements personnels.

Lorsque que vous investissez dans notre produit en tant que client institutionnel ou client de gros

Nous recueillerons les coordonnées et les renseignements personnels des avocats, administrateurs, associés, signataires autorisés, propriétaires réels et autres personnes-ressources pertinentes de votre organisation autorisés à vous représenter, afin que nous établissions une relation avec vous.  Nous recueillerons également des renseignements sur votre organisation comme son nom commercial, le nombre d’employés et la nature de ses activités.  Ces renseignements nous permettent de concevoir et d’administrer votre produit de placement.  Ils nous permettent également d’appliquer la règle de la connaissance du client, requise en vertu de la réglementation sur la lutte contre le blanchiment d’argent, et pour prévenir les crimes financiers.

Lorsque vous interagissez avec nous en tant qu’intermédiaire

Nous recueillerons vos coordonnées, vos renseignements personnels et vos renseignements commerciaux, ainsi que ceux des principaux membres de votre organisation.  Ces renseignements nous permettent d’ouvrir ou de gérer vos comptes de conseiller ou de courtier, et de concevoir et gérer les investissements de vos clients.  Pour appliquer la règle de la connaissance du client exigée par la réglementation sur la lutte contre le blanchiment d’argent et pour prévenir les crimes financiers, nous vérifierons votre identité en tant qu’intermédiaire et celle des membres clés de votre organisation, comme ses administrateurs ou ses associés.

Lors de nos échanges, vous nous fournirez parfois des renseignements personnels sur les clients que vous nous présentez.  Il vous incombe (i) de recueillir ces renseignements d’une manière légale et (ii) de vous assurer que la divulgation de ces renseignements personnels est juste et légale.

Lorsque nous vous offrons du financement par emprunt

Nous recueillerons vos coordonnées, vos renseignements personnels ainsi que vos renseignements de paiement.  Aviva Investors peut le faire dans le but de vous offrir un mécanisme de financement (en tant qu’emprunteur).  Lorsque l’emprunteur possède une propriété, nous pouvons également lui demander de fournir des renseignements personnels sur les locataires. Nous pouvons également avoir besoin de renseignements sur les garants et les principaux membres de votre organisation (comme les administrateurs, actionnaires, associés, propriétaires réels et contrôleurs ultimes). Nous recueillerons également des renseignements sur votre entreprise comme son nom commercial, ses coordonnées, ainsi que le type, la nature et les secteurs de ses activités.  Ces renseignements nous permettent de concevoir et d’administrer votre mécanisme de financement.  Ils nous permettent aussi d’appliquer la règle de la connaissance du client pour vérifier l’identité et l’adresse de toutes les parties impliquées dans la transaction, d’effectuer des vérifications relatives à la lutte contre le blanchiment d’argent et de prévenir les crimes financiers.

Afin de vous fournir les meilleures modalités pour votre mécanisme de financement, nous recueillerons des renseignements sur votre actif donné en garantie ou votre portefeuille, comme l’adresse de votre propriété, si une partie de celle-ci est occupée en tant que résidence, des renseignements sur les locataires de la propriété, les frais consignés, et des renseignements sur les prêteurs qui ont pris l’actif en garantie. Ces renseignements nous permettent de créer un ensemble de produits financiers, et sont communiqués aux diverses équipes qui effectuent les vérifications de diligence raisonnable nécessaires.  Notre comité d’investissement et, au besoin, le client investisseur, décideront ensuite s’ils vous offrent ou non le produit financier.

Lorsque nous gérons les investissements dans l’immobilier et les actifs d’infrastructure

Nous recueillerons vos coordonnées, vos renseignements personnels et vos renseignements de paiement lors de l’acquisition ou de la vente d’une propriété ou d’un actif d’infrastructure, ou lorsque Aviva Investors possède une propriété que vous occupez (en tant que locataire ou titulaire du bail).  

Nous pouvons également recueillir des renseignements personnels sur les garants et les principaux membres de votre organisation (comme les administrateurs, actionnaires, associés, propriétaires réels et contrôleurs ultimes).  Nous recueillerons également des renseignements sur votre entreprise comme son nom commercial, ses coordonnées, ainsi que le type, la nature et les secteurs de ses activités.  Ces renseignements nous permettent d’effectuer des vérifications de diligence raisonnable sur les vendeurs, les acheteurs et les fournisseurs lors de l’acquisition, dans le cadre de la gestion continue de la propriété et au moment de la vente.  Nous effectuerons des vérifications du crédit des parties concernées par la transaction et des locataires ou titulaires du bail.  Ces renseignements nous permettent d’appliquer la règle de la connaissance du client pour vérifier l’identité et l’adresse de toutes les parties impliquées dans la transaction, d’effectuer des vérifications relatives à la lutte contre le blanchiment d’argent et de prévenir les crimes financiers.

Dans certaines circonstances, nous recueillons des renseignements personnels sur des personnes, comme des locataires ou des titulaires de bail résidant dans un bien immobilier, afin de fournir des services de gestion immobilière.

Nous utiliserons vos renseignements personnels uniquement lorsque la loi nous le permet (cadre juridique).  Dans de très rares cas, nous pourrions avoir besoin de traiter vos renseignements personnels sans que vous le sachiez ou que vous y consentiez expressément lorsque cela est requis ou permis par la loi.  Le plus souvent, nous utiliserons vos renseignements personnels dans les circonstances et aux fins suivantes :

• Lorsque nous devons honorer un contrat que nous sommes sur le point de conclure avec vous ou que nous avons conclu avec vous (« nécessité contractuelle »).
• Lorsque nous devons respecter nos obligations légales ou réglementaires (« conformité aux lois ») pour vérifier votre identité et contribuer à détecter et à prévenir les crimes financiers.
• Lorsque nous devons nous conformer à la directive sur la lutte contre le blanchiment d’argent, qui stipule que le financement d’activités terroristes ou de blanchiment d’argent doit être assujetti au cadre juridique d’intérêt public (« intérêt public »).
• Nous devons parfois traiter des informations sensibles sur les vulnérabilités d’une personne afin de lui fournir du soutien supplémentaire pour mieux répondre à ses besoins.  Nous pouvons uniquement recueillir et utiliser ces renseignements lorsque nous avons un cadre juridique supplémentaire et précis nous permettant de les traiter. Ces renseignements sont assujettis au cadre juridique Intérêt public important – Préservation du bien-être économique (« intérêt public »).

• Lorsque cela est dans nos intérêts légitimes, nous nous assurerons toujours d’examiner et d’équilibrer tout impact potentiel sur vous (positif et négatif) et sur vos droits avant de traiter vos renseignements personnels pour nos intérêts légitimes (« intérêts légitimes »). 
• Lorsque nous avons obtenu votre consentement à traiter vos renseignements personnels (« consentement »). 

Peu importe où nous recueillons ou utilisons ces renseignements, nous nous assurerons de le faire pour une raison légale valable.  Nous le ferons pour au moins l’une des raisons suivantes :

Pour contribuer à détecter et à prévenir les crimes financiers et pour respecter nos responsabilités réglementaires, nous devons parfois communiquer vos renseignements aux agences de référence du crédit et aux agences de prévention des crimes financiers.  Nous pouvons également communiquer vos renseignements et effectuer des recherches avec des organismes tiers comme la police, des organismes publics et nos organismes de réglementation.  Cela nous permet d’évaluer la solvabilité, y compris l’abordabilité et la pertinence des produits, de vérifier votre identité, de gérer votre compte, de retracer les débiteurs ou les bénéficiaires et de prévenir les activités criminelles.  Si vous nous communiquez des informations fausses ou inexactes et que nous soupçonnons un crime financier, nous le consignerons pour prévenir de futurs crimes financiers et le blanchiment d’argent.

Certaines de nos vérifications peuvent concerner des registres publics (p. ex., la liste électorale ou les registres des décisions judiciaires du comté, les ordonnances de faillite ou de saisies), des sites Web, des médias sociaux et d’autres plateformes de partage d’information, et l’utilisation de bases de données gérées par des agences de référence du crédit et d’autres organisations réputées.  Nous pouvons fournir plus de détails sur les agences et les bases de données auxquelles nous avons accès ou auxquelles nous contribuons, ainsi que sur la façon dont ces renseignements peuvent être utilisés. Pour en savoir plus, communiquez avec nous.

Nous pouvons utiliser vos renseignements personnels pour envoyer des communications de marketing direct au sujet de nos produits et de nos services connexes, lorsque nous estimons qu’ils vous intéresseront. Il peut s’agir de communications relatives à des produits offerts par d’autres marques ou entreprises du Groupe Aviva, à des promotions et à des tirages de prix.

• Vous pouvez nous demander de cesser de vous envoyer du marketing direct à tout moment.  Toutes nos communications de marketing comprennent des liens de désabonnement vous permettant de gérer vos préférences.
• La désinscription d’un certain type de communication de marketing, comme par courriel ou téléphone, ne signifie pas que vous ne recevrez plus aucun type de communication de marketing. Gardez cela à l’esprit lorsque vous gérez vos préférences. 
• Nous vous recommandons de passer régulièrement en revue les énoncés sur la protection des renseignements personnels et les paramètres de préférences de tous les médias sociaux que vous utilisez, car ils dictent la façon dont les publicités et les autres messages s’affichent et sont partagés entre ces différentes plateformes.
• Nous utilisons des témoins pour créer des publicités pertinentes, personnaliser votre expérience en ligne et comprendre comment vous utilisez notre site Web. Pour en savoir plus, consultez notre Avis relatif aux témoins.

Nous prenons la sécurité de vos renseignements personnels très au sérieux. Nous utilisons une combinaison de mesures de sécurité techniques, organisationnelles et physiques pour les protéger.

Nos employés sont formés régulièrement et l’accès à vos renseignements personnels est régi par le principe du besoin de connaître.

Nous avons mis en place des procédures pour traiter toute violation réelle ou présumée des renseignements personnels, y compris un signalement aux organismes de réglementation, au besoin.

Nous conservons les renseignements personnels uniquement pendant la période raisonnablement requise aux fins décrites dans le présent Énoncé sur la protection des renseignements personnels. Nous conservons certains documents transactionnels, qui comprennent notamment des renseignements personnels, pendant des périodes plus longues, afin de répondre à nos besoins juridiques, réglementaires, fiscaux ou comptables. Par exemple, nous sommes tenus de conserver un registre précis de vos transactions pour pouvoir gérer toute plainte ou tout problème que vous ou d’autres personnes pourriez rencontrer à l’avenir. Nous conserverons également des fichiers si nous croyons raisonnablement qu’il existe une possibilité de litige.

Pour nous aider à gérer la période de conservation de vos données et nos documents, nous avons instauré une politique de conservation des documents qui comprend des lignes directrices claires sur la conservation et la suppression des données.

Nous pouvons également conserver les renseignements personnels sous forme agrégée, ce qui nous permet de continuer à développer ou d’améliorer nos produits et nos services.

Nous communiquerons parfois des renseignements personnels à des entreprises du Groupe Aviva et à des tiers qui agissent en notre nom pour nous aider à offrir nos produits et nos services.  Ces derniers peuvent être situés à l’extérieur de votre pays, de votre État, de votre province ou de tout territoire, où les lois sur la protection des données peuvent différer. Nous prendrons toujours des mesures pour nous assurer que tout transfert de renseignements personnels est soigneusement géré, afin de protéger vos droits en matière de confidentialité et de nous assurer que des mesures de protection adéquates sont en place. Il peut s’agir de nous assurer que ces transferts sont effectués dans des pays qui offrent des niveaux adéquats de protection des données (comme les pays de l’Espace économique européen) ou d’assujettir la partie à laquelle nous communiquons des renseignements à des obligations contractuelles.

• Les transferts effectués au sein de notre Groupe Aviva sont couverts par une entente conclue entre les membres du Groupe Aviva (entente intragroupe), qui oblige chaque membre à s’assurer que vos renseignements personnels reçoivent un niveau de protection adéquat et constant, peu importe où ils sont transférés au sein de notre Groupe.
• Si nous sommes impliqués dans une fusion, une acquisition ou une vente d’actifs, vos renseignements personnels peuvent être transférés. Nous vous aviserons si vos renseignements personnels sont transférés ou assujettis à un autre Énoncé sur la protection des renseignements personnels.
• Dans certaines circonstances, nous sommes tenus de divulguer vos renseignements parce que la loi l’exige ou pour répondre aux demandes valides d’autorités publiques (p. ex., un tribunal ou un organisme gouvernemental).

C’est ce que l’on appelle communément une « demande d’accès aux renseignements personnels ».  Vous pouvez nous demander de :

• confirmer si nous détenons et utilisons vos renseignements personnels;
• fournir une copie de vos renseignements personnels.

Veuillez nous aviser de tout changement apporté à vos renseignements personnels, car il est important que ceux que nous détenons à votre sujet soient exacts et à jour.  Vous pouvez nous demander de :

• corriger tout renseignement inexact à votre sujet;
• effacer vos renseignements personnels si vous estimez que nous n’avons plus besoin de les utiliser aux fins pour lesquelles nous les avions recueillis;
• effacer vos renseignements personnels si vous avez retiré votre consentement à leur utilisation ou exercé votre droit de vous opposer à une utilisation légitime de vos renseignements, car nous les avons utilisés illégalement ou parce que nous sommes assujettis à une obligation légale de les effacer.

Nous ne pouvons pas toujours répondre favorablement aux demandes. Par exemple, nous devons parfois continuer à utiliser vos renseignements personnels pour respecter une obligation légale ou pour établir, exercer ou défendre des droits juridiques.

Vous pouvez nous demander de restreindre notre utilisation de vos renseignements personnels dans certaines circonstances; par exemple :

• vous croyez que les renseignements sont inexacts et nous devons les vérifier;
• les renseignements ne sont plus requis aux fins pour lesquelles ils avaient été recueillis, mais sont nécessaires pour établir, exercer ou défendre des droits;
• vous vous êtes opposé à notre utilisation de vos renseignements personnels, mais nous devons tout de même vérifier si nous disposons de motifs légitimes de les utiliser;
• vous pouvez vous opposer si vous ne souhaitez plus recevoir du marketing direct de notre part. Pour en savoir plus, reportez-vous à la section Marketing.

Vous pouvez vous opposer à toute utilisation de vos renseignements personnels si vous estimez que vos droits et libertés fondamentales en matière de protection des renseignements personnels l’emportent sur notre intérêt légitime à les utiliser.  Si vous soulevez une objection, il y a des circonstances dans lesquelles nous pouvons continuer à les utiliser, notamment si nous pouvons démontrer que nous avons des intérêts légitimes convaincants.

Vous pouvez nous demander de vous fournir vos renseignements personnels dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, ou vous pouvez demander qu’ils soient transférés directement à un autre contrôleur de données (p. ex., une autre entreprise).  Vous pouvez exercer ce droit uniquement lorsque nous utilisons vos renseignements personnels pour conclure un contrat avec vous ou lorsque nous vous demandons votre consentement à utiliser vos renseignements personnels. Ce droit ne s’applique pas aux renseignements personnels que nous détenons ou traitons en fonction de notre intérêt légitime ou qui ne sont pas conservés sous forme numérique.

Sous réserve de certaines restrictions légales et contractuelles ainsi que d’un préavis raisonnable, vous pouvez refuser ou retirer votre consentement au traitement de vos renseignements personnels à tout moment en communiquant avec nous (p. ex., pour le marketing direct ou les témoins).  Nous vous aviserons si le retrait de votre consentement peut nuire à notre capacité à répondre à vos besoins.

Lorsqu’une décision est prise en utilisant vos renseignements personnels et uniquement au moyen d’un traitement automatisé (sans intervention humaine), vous avez le droit de demander une intervention humaine, d’exprimer votre point de vue et de contester la décision.